Nghệ thuật trả lời email tuyển dụng

Thứ tư, 01/11/2017

Nếu bạn nhận được email từ nhà tuyển dụng đề nghị bạn đi phỏng vấn, việc trả lời một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng (thường vào cùng ngày hoặc một ngày sau khi lời mời được gửi) là điều rất quan trọng. Hãy thực hiện theo các hướng dẫn được đưa ra trong thư mời, vì nhà tuyển dụng tiềm năng có thể sẽ xem xét cách bạn phản ứng có khiến họ có hứng thú tuyển dụng bạn hay không.
 
Trả lời thư yêu cầu sắp xếp lịch phỏng vấn qua email
 
Hãy dùng hình thức tương tự để trả lời thư mời phỏng vấn bạn nhận được qua email, ngoại trừ trường hợp trong thư nêu rõ cách thức trả lời, vì như vậy nhà tuyển dụng sẽ có một hệ thống khung tham chiếu cho email của bạn.
 
Lập cấu trúc thư trả lời
 
Sử dụng các yếu tố sau đây trong thư trả lời của bạn.
 
Lời chào trang trọng: Đừng chỉ nhấn nút trả lời và bắt đầu nhập văn bản. Hãy mở đầu với một lời chào trang trọng kèm theo chức danh lịch sự và họ tên của người nhận thư (Ông, Bà, v.v…)
Xác định lý do gửi email: Các câu trả lời nên trình bày thẳng vào vấn đề. Nói lời cảm ơn vì đã mời bạn phỏng vấn và ngay lập tức nói rõ bạn chấp nhận lời mời.
Lên lịch chi tiết: Bao gồm các lịch trình chi tiết và thích hợp dựa trên các lựa chọn trong thư mời bạn đã nhận.
Yêu cầu gửi phản hồi: Hãy yêu cầu người nhận gửi phản hồi xác nhận để chắc chắn rằng bạn và người phỏng vấn đồng thuận về thời gian và địa điểm diễn ra  phỏng vấn.
Kết thúc phù hợp: Kết thúc thư trả lời với một từ hoặc cụm từ thích hợp (như “Trân trọng,” hoặc “Thân mến,”) kèm theo tên đầy đủ của bạn, số điện thoại bên dưới phần họ tên trong trường hợp người phỏng vấn cần liên hệ.
 
Mẫu thư trả lời 1
 
Sử dụng mẫu dưới đây nếu thư mời đưa ra một vài thời điểm để bạn lựa chọn.
 
Kính gửi (người phỏng vấn),
 
Cảm ơn ông/bà/anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí đại diện dịch vụ khách hàng của Công ty XYZ. Tôi rất hào hứng khi được cân nhắc cho vị trí này, và tôi mong muốn có cơ hội để gặp gỡ ông/bà/anh/chị. Trong số các lựa chọn thời gian được ghi trong email của ông/bà/anh/chị, tôi muốn sắp xếp một cuộc phỏng vấn với ông/bà/anh/chị vào Thứ hai, ngày 15 tháng 6, lúc 10 giờ sáng. Và tôi được biết rằng cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra tại văn phòng công ty ông/bà/anh/chị, nằm ở số 1234 phố (tên phố), thành phố (tên thành phố). Mong nhận được phản hồi của ông/bà/anh/chị nếu thời gian này là thuận tiện và địa chỉ trên là địa chỉ chính xác nơi tôi cần có mặt.
 
Tôi rất mong đợi được gặp trực tiếp ông/bà/anh/chị và chia sẻ thêm thông tin để có thể trở thành một nhân viên của Công ty XYZ.
 
Trân trọng,
 
Amy – Người được phỏng vấn
 
Số điện thoại của bạn
 
Mẫu thư trả lời 2
 
Sử dụng mẫu dưới đây nếu thư mời đã đề xuất thời gian phỏng vấn.
 
Kính gửi,
 
Tôi gửi thư này để trả lời cho thư mời phỏng vấn cho vị trí công việc ….tại Công ty ABC của ông/bà/anh/chị. Tôi rất cảm kích vì đã nhận được phản hồi của ông/bà/anh/chị về hồ sơ của tôi và chắc chắn tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn. Tôi có thể gặp ông/bà/anh/chị vào bất cứ thời điểm thuận tiện nào trong ngày Thứ 2, ngày 15 tháng 6 hoặc Thứ Ba, ngày 16 tháng 6. Xin vui lòng cho tôi biết khoảng thời gian phù hợp nhất với lịch trình của ông/bà/anh/chị để tôi có mặt đúng giờ. Mong nhận được phản hồi của ông/bà/anh/chị về địa điểm nơi cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra.
 
Tôi rất mong đợi được gặp ông/bà/anh/chị và tìm hiểu thêm về cơ hội làm việc với công ty ABC.
 
Trân trọng,
 
Joey – Người tìm việc
 
Số điện thoại của bạn
 
Bí quyết trả lời thư mời
 
Khi bạn gửi thư trả lời, hãy ghi nhớ một số việc sau đây:
 
- Suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn muốn nói trước khi trả lời. Đây là cơ hội duy nhất để bạn tạo ấn tượng đầu tiên với người phỏng vấn.
 
- Đọc và sửa email trả lời một cách cẩn thận trước khi nhấn gửi. Tốt nhất, hãy nhờ một người khác kiểm tra lại những gì bạn đã viết.
 
- Sử dụng ngôn từ trang nhã, lịch sự, như thể bạn đang viết thư trao đổi công việc chính thức hoặc như một tập tin đính kèm email.
 
- Các từ ngữ cần được viết rõ ràng. Tránh viết tắt, ngay cả khi bạn dùng điện thoại di động để gửi email.
 
- Không sử dụng biểu tượng cảm xúc.
 
- Không sao chép thư trả lời của bất cứ ai khác.
 
Một số lưu ý
 
Không có nhà tuyển dụng hợp pháp nào lại “vô duyên vô cớ” gửi thư mời phỏng vấn việc làm. Vào một ngày đẹp trời, bạn nhận được thư mời đến tham dự buổi phỏng vấn của một công ty mà bạn chưa từng ứng tuyển hoặc chưa từng nộp hồ sơ thì hãy thận trọng trước khi trả lời, vì có thể thông điệp mà bạn nhận được là thư rác hoặc tin nhắn lừa đảo được gửi bởi những kẻ đánh cắp thông tin hoặc một số kẻ lừa tiền khác.
 
Trong một vài trường hợp, bạn có thể nhận được thư mời từ những nhà tuyển dụng đã tìm thấy hồ sơ của bạn trên một trang web tìm kiếm việc làm; nhưng nếu công ty đó là hợp pháp, thì thư mời sẽ xác định rõ họ tìm được thông tin liên lạc của bạn tại trang web nào, và đồng thời cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin để kiểm chứng xem công ty của họ có thực sự tồn tại hay không.
 
Email được gửi đến sẽ không có dạng “gửi tới những người có liên quan (CC)” hoặc cung cấp cho bạn một công việc “ngồi mát ăn bát vàng”. Bất kỳ email nào liên quan tới một công việc hứa hẹn trả lương cao đến mức phi lý, hay nói cách khác có vẻ quá tốt đến mức khó tin đều là thư lừa đảo và bạn nên tránh xa nó.
 
Nguồn lovetoknow.com/ interview.vn