Điều hành trực tuyến

Thứ ba, 04/09/2007

 
Ở Việt Nam thời gian gần đây đã xuất hiện hàng loạt hoạt động trực tuyến: bình chọn trực tuyến, bán hàng trực tuyến, chơi games trực tuyến, tuyển dụng trực tuyến... Tuy đa dạng và phong phú về hình thức, những hoạt động trực tuyến thường có ba đặc điểm chung: cho phép nhiều người tham gia hơn, cho kết quả nhanh hơn và lưu lại đầy đủ thông tin về quá trình thực hiện.

 

Điều hành trực tuyến trong doanh nghiệp

 

Trong công việc của nhà quản lý (theo định nghĩa của Deming bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát và đánh giá cải tiến), chiếm nhiều thời gian nhất có lẽ là công đoạn kiểm tra giám sát. “Khi nào xong” có lẽ là câu hỏi mà những nhà quản lý phải thường xuyên hỏi và phải trả lời. Phương pháp điều hành trực tuyến giúp nhà quản lý thực hiện công việc này một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Họ có thể giao việc đồng thời cho nhiều nhân viên thực hiện công việc và báo cáo tiến độ vào hệ thống. Khi có vấn đề phát sinh, nhân viên sẽ đưa vào hệ thống để xin ý kiến của những người có liên quan. Quá trình trao đổi, thảo luận vấn đề diễn ra trên mạng, mọi thành viên đều có thể tham gia (điều này đặc biệt có ý nghĩa khi các thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý). Nhờ đó, nhà quản lý theo dõi được tình hình công việc một cách nhanh chóng ở bất kỳ nơi đâu.

 

“Ai làm việc gì, khi nào?” cũng là một trong những mối quan tâm thường trực của các nhà quản lý. Công cụ điều hành trực tuyến cho phép nhà quản lý xem lịch và lập cuộc hẹn đồng thời cho nhiều người. Khi sắp đến thời gian hẹn, hệ thống tự động gửi e-mail hoặc tin nhắn SMS nhắc nhở nhà quản lý và những người có liên quan. Không những thế, nhà quản lý còn có thể cho phép mọi thành viên xem và ký lịch sử dụng các tài nguyên dùng chung trong toàn tổ chức như: phòng họp, ô tô, thiết bị và công cụ làm việc... Thông qua việc ghi lịch một cách tập trung, hệ thống sẽ phân tích và cung cấp những con số thống kê về thời gian làm việc của mỗi cá nhân cũng như việc khai thác các tài nguyên dùng chung, giúp nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả sử dụng nhân lực và cơ sở vật chất trong tổ chức.

 

Xem lại kết quả và tiến trình làm việc để đánh giá hiệu quả giúp nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định cải tiến quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống điều hành trực tuyến là một công cụ tuyệt vời hỗ trợ cho nhà quản lý thực hiện công việc này. Các thông tin về quá trình hoạt động diễn ra hàng ngày của mọi thành viên trong tổ chức đều được ghi nhận đầy đủ theo thời gian. Lịch làm việc, lịch sử dụng tài nguyên, số người tham gia vào các dự án, diễn tiến của các công việc, những vấn đề phát sinh, các ý kiến thảo luận để đưa đến quyết định, hồ sơ công việc... tất cả đều được lưu trữ lại để phục vụ công tác phân tích đánh giá. Dựa vào các thông tin này, người quản lý có thể đưa ra những dự báo và hoạch định tương lai của tổ chức.

 

Truyền thông trực tuyến

 

Xuyên suốt trong hoạt động quản lý là công tác truyền thông. Trong một tổ chức, có rất nhiều loại thông tin cần trao đổi và chia sẻ giữa các thành viên với nhau: phòng kinh doanh thường quan tâm đến tin thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh; phòng tổ chức đều đặn phát hành những thông báo, quyết định; văn thư tiếp nhận và phát hành các công văn đến và đi; các công việc triển khai giữa cấp trên và cấp dưới thường đi kèm với yêu cầu công việc, tài liệu tham khảo, hồ sơ và báo cáo; những thành viên cùng chuyên môn thì có nhu cầu chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau...

 

Theo cách thức truyền thống, chúng ta thường trao đổi những thông tin trên bằng ba hình thức: trực tiếp, điện thoại, văn bản giấy. Trao đổi trực tiếp hoặc thông qua điện thoại đáp ứng được tốc độ truyền tải thông tin nhanh chóng nhưng có hạn chế là tính chính xác không cao, khối lượng thông tin hạn chế, và không lưu trữ được. Hình thức trao đổi thông tin bằng văn bản giấy giải quyết được những hạn chế nói trên, tuy nhiên, về lâu dài sẽ phát sinh nhiều chi phí trong việc luân chuyển phân phối cũng như lưu trữ, bảo quản. Mặt khác, hiệu quả khai thác văn bản giấy cũng không cao do việc tìm kiếm lại những thông tin được lưu trữ tốn nhiều thời gian và công sức.

 

Hệ thống điều hành trực tuyến giúp nhà quản lý cải thiện vấn đề này bằng cách ứng dụng nhiều hình thức truyền thông trực tuyến như e-mail, chat, VOiP, trang tin tức, diễn đàn, kho lưu trữ và chia sẻ tập tin trực tuyến... Mỗi hình thức truyền thông nói trên được dùng trong những tình huống khác nhau tùy theo tính chất của loại thông tin cần trao đổi. Một mặt nó vẫn đáp ứng được tốc độ truyền thông nhanh chóng, các nội dung trao đổi trực tuyến còn có thể cùng lúc chuyển đến cho nhiều người, được lưu trữ một cách gọn gàng và trật tự trong máy tính, có thể dễ dàng tìm kiếm khai thác về sau. 

Nguồn: TBKTSG