Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên

Thứ sáu, 25/02/2011

Tuy nhiên, nói với nhân viên những việc cần làm và trao quyền cho họ đòi hỏi phải có sự khéo léo bởi hai khái niệm này không hoàn toàn trùng khớp. Những nhà quản lý mới thường lúng túng khi làm việc này bởi họ lo sợ quyền hạn vượt quá phạm vi công việc cần làm. Hoặc có khi, vì chưa đủ kinh nghiệm và chưa hiểu rõ về công ty, họ có thể quá hạn chế quyền của nhân viên, khiến họ gặp rắc rối và mọi kế hoạch bị đổ bể. Hơn thế, đôi khi, sự phân chia không phù hợp lại khiến người này bất bình, người kia phật ý, tạo thành những làn sóng bất hợp tác, dù âm ỉ thôi nhưng cũng đủ ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Bởi vậy, phân chia công việc, trao quyền cho nhân viên cũng cần có sự cân bằng và người quản lý phải có "mẹo" riêng.

- Đưa ra mục tiêu rõ ràng

Là người quản lý, việc đầu tiên khi muốn phân chia công việc cho các nhân viên của mình là phải làm sao để họ hiểu hết mục tiêu, đường hướng của việc đó. Bạn nên dành thời gian nói rõ với mọi người về dự án, giải thích những câu hỏi, thắc mắc, giúp họ hiểu rõ vấn đề.

Bằng cách này, các thành viên tham gia trong quá trình thực hiện mục tiêu có thể định hình cho mình những ý tưởng riêng, xem công việc nào phù hợp với năng lực của mình. Một khi mọi người đã rõ, sự phân chia công việc của bạn sẽ dễ dàng hơn. Mỗi người sẽ tham gia cùng bạn, giúp bạn có sự phân công hợp lý để đi đến mục tiêu nhanh hơn và không sợ gây nên tình trạng "bằng mặt mà không bằng lòng".

- Chia sẻ cơ hội quản lý

Một khi đã phân chia công việc với mọi người nghĩa là bạn đang chọn cách làm việc theo nhóm. Kể cả bạn đang giữ vị trí đầu tàu, bạn cũng đừng độc đoán, thể hiện quyền lực bằng cách bắt mọi người răm rắp theo ý mình và báo cáo mọi công việc được giao từng ngày. Tất nhiên, là người quản lý, bạn cần phải nắm được diễn biến công việc nhưng hãy chia sẻ cơ hội quản lý với các nhân viên.

Khi bạn phân chia công việc, mỗi người sẽ đảm nhận trọng trách riêng và có sự quản lý theo cách của mình. Mỗi người có thể sẽ có cấp dưới, có nhóm riêng và họ trực tiếp quản lý người của mình. Là người quản lý chung, bạn chỉ nên "bổ đầu" các nhóm trưởng chứ đừng xen vào từng nhóm cụ thể nếu mọi việc vẫn suôn sẻ.

Nếu đã phân chia nhóm rồi mà bạn vẫn “nhảy vào” từng vấn đề tiểu tiết, người ta sẽ cảm thấy không được tôn trọng, hay ít nhất là bạn không thực sự tin tưởng họ. Bởi vậy, một khi đã phân chia công việc, team-work cụ thể, bạn cứ để mọi việc cho từng nhóm giải độc lập giải quyết. Đây cũng là cách bạn chia sẻ cơ hội quản lý, cho những người khác có điều kiện thực hành năng lực lãnh đạo của mình. Họ sẽ biết ơn bạn và cũng thoải mái, tự tin hơn khi giải quyết công việc.

- Chú trọng vào giải pháp

Khi công việc gặp trục trặc, thay vì một mình bực bội, vò đầu bứt tai, bạn hãy triệu tập các thành viên của nhóm, tổ chức một cuộc họp chung. Trong buổi họp này, bạn sẽ là người giải thích vấn đề rắc rối cho mọi người hiểu, phân tích xem công việc bị đình trệ ở khâu nào và vì sao.

Đừng hỏi thêm về khó khăn nữa mà hãy yêu cầu mọi người đưa giải pháp cụ thể, khuyến khích họ đề xuất quan điểm giải quyết vấn đề nhanh nhất. Mỗi người một giải pháp sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, tâm trí theo nguyên tắc "nhiều cái đầu hơn một cái đầu". Đây cũng là cơ hội để bạn khám phá thêm những nhân tài "tiềm ẩn" và mọi người đều cảm thấy bạn tôn trọng họ. Một khi nhân viên đều thoải mái tinh thần, công việc càng dễ dàng trôi chảy, khó khăn khắc phục nhanh hơn.

Theo: Askmen/Bưu Điện Việt Nam/Zing